Cách quản lý nhà cho thuê bằng công cụ miễn phí và quy trình

Vẫn ghi tiền điện nước vào sổ tay và lật sổ tìm số điện thoại khách thuê?

Mình từng làm như vậy, và nó ngốn rất nhiều thời gian. Quản lý vài chục phòng không cần phần mềm đắt tiền. Cần một bảng tính, vài công cụ có sẵn trên điện thoại và một quy trình viết ra giấy. Bài này là cách mình sắp xếp việc quản lý để không bị căn nhà trói chân.

Nội Dung

Quản lý nhà cho thuê bằng bảng tính

Một bảng tính trực tuyến miễn phí là đủ làm bộ não của tòa nhà. Mình chia thành các trang:

Danh sách khách thuê: tên, số điện thoại, phòng, ngày hết hạn hợp đồng. Cần tìm ai chỉ việc gõ tên.
Thu chi: ghi mọi khoản ngay khi phát sinh. Cuối tháng biết chính xác lời hay lỗ.
Trang tổng quan: dùng vài hàm cộng và đếm đơn giản để tự ra tổng doanh thu, tổng chi phí, lợi nhuận và tỷ lệ kín phòng.

Mẹo mình thích nhất là tô màu tự động: hợp đồng còn dưới 30 ngày thì ô chuyển vàng, phòng trống thì chuyển đỏ. Mở bảng ra là biết hôm nay cần lo phòng nào.

Bảng tóm tắt bảng tính quản lý nhà cho thuê gồm ba trang: Danh sách khách thuê tên, phòng, ngày hết hạn; Thu chi ghi mọi khoản phát sinh; Tổng quan doanh thu, chi phí, tỷ lệ kín phòng — Tóm tắt: bảng tính quản lý nhà cho thuê gồm ba trang

Thông báo tiền nhà và đăng tin cho thuê

Tài khoản nhắn tin dành cho doanh nghiệp: gửi thông báo tiền nhà cho tất cả các phòng một lượt, thay vì nhắn từng người từ tài khoản cá nhân.
Biểu mẫu đăng ký thuê phòng: tạo một đường link để khách tự điền thông tin. Bạn chỉ việc lọc.
Công cụ thiết kế có sẵn mẫu: ghép ảnh phòng và số điện thoại thành một tấm ảnh đăng tin gọn gàng trong vài phút.

Tin đăng có ảnh sáng, rõ thì kín phòng nhanh hơn hẳn. Xem thêm bài cách lấp đầy phòng cho thuê.

Số hóa hồ sơ nhà đất

Ngân hàng cần gấp hợp đồng mua nhà mà bạn mất cả ngày lục tìm là chuyện rất hay gặp. Mình làm hai bước:

Dùng tính năng quét tài liệu trên điện thoại để chụp sổ, hợp đồng, giấy phép xây dựng thành file PDF.
Đưa lên một kho lưu trữ trực tuyến, chia thư mục theo từng căn nhà, trong mỗi căn chia tiếp pháp lý, hợp đồng, hóa đơn.

Lần sau ai cần giấy tờ, bạn tìm tên file và gửi đi trong vài giây. Nhớ đặt mật khẩu và bật xác thực hai lớp cho tài khoản lưu trữ, vì đây là giấy tờ quan trọng.

Quản lý nhà cho thuê từ xa

Nhiều người chỉ dám mua nhà gần nơi mình ở cho tiện trông nom. Nhưng tiện cho chủ chưa chắc tiện cho người thuê. Nhà cho thuê phải nằm gần trường đại học, khu văn phòng, khu công nghiệp hay bệnh viện lớn, là những nơi có người cần thuê.

Khoảng cách xử lý được bằng ba thứ:

Công nghệ: camera khu vực chung xem qua điện thoại, khóa vân tay để kiểm soát ra vào, công tơ điện trả trước để không phải đi đòi tiền điện.
Con người tại chỗ: một người quản lý bán thời gian ở gần đó, danh sách thợ điện nước, thợ điều hòa quen, và vài môi giới địa phương hỗ trợ tìm khách.
Quy trình viết sẵn: khách mới vào ở thì làm gì, khách báo hỏng đồ thì xử lý ra sao, thu tiền và báo cáo cuối tháng thế nào.

Điều cần nhớ

Đừng quản lý bằng tay chân, hãy quản lý bằng hệ thống. Có quy trình thì bạn không cần có mặt để chỉ đạo từng việc.

Khóa cửa điện tử có bàn phím số trên cửa phòng cho thuê nội thất gỗ — Khóa điện tử ở cửa phòng giúp kiểm soát ra vào mà chủ nhà không cần có mặt (ảnh minh hoạ)

Thuê đơn vị vận hành thì hỏi ba câu

Cho tôi địa chỉ một tòa nhà đơn vị đang vận hành để qua xem? Đơn vị làm tốt sẽ không từ chối.
Cho tôi xem mẫu báo cáo hằng tháng gửi chủ nhà? Báo cáo phải có thu, chi, lợi nhuận và chứng từ. Nếu chỉ có một dòng tổng thu, tổng chi thì bạn không kiểm soát được tiền của mình.
Hợp đồng có thưởng phạt theo tỷ lệ kín phòng không? Đơn vị tự tin sẽ chấp nhận gắn quyền lợi của họ với kết quả.

So sánh giữa khoán, thuê quản lý và tự làm, xem bài khoán lại, thuê quản lý hay tự vận hành nhà dòng tiền. Các khoản chi cụ thể ở bài chi phí vận hành tòa nhà cho thuê.

Cầu thang lát đá, lan can sắt đen và ô gạch kính lấy sáng trong tòa nhà cho thuê — Cầu thang và khu vực chung sạch sẽ là thứ dễ thấy nhất khi đến xem một tòa đang được vận hành tốt. Ảnh tòa 18 phòng ở Gò Vấp, TP.HCM

Muốn mua tòa nhà đã có sẵn quy trình vận hành?

Mình giới thiệu các tòa đang vận hành ổn định và các đơn vị quản lý mình đã làm việc cùng. Bạn vào nhóm Zalo kho nhà Hồ Chí Minh hoặc nhóm Zalo kho nhà Hà Nội để xem thêm các tòa đang bán kèm giá và tiền thuê thực tế.

Vào nhóm Zalo kho nhà HCM

Hoặc theo dõi và nhắn tin cho mình trên Facebook.

Câu hỏi thường gặp

Quản lý nhà cho thuê cần những công cụ gì?

Một bảng tính trực tuyến để theo dõi khách thuê và thu chi, tài khoản nhắn tin để gửi thông báo, biểu mẫu đăng ký thuê phòng và kho lưu trữ trực tuyến cho hồ sơ.

Ở xa có quản lý được nhà cho thuê không?

Được, nếu có camera, khóa vân tay, công tơ điện trả trước, một người quản lý bán thời gian tại chỗ và quy trình xử lý công việc viết sẵn.

Chọn đơn vị vận hành nhà cho thuê thế nào?

Yêu cầu đi xem một tòa họ đang vận hành, xem mẫu báo cáo hằng tháng và hỏi về điều khoản thưởng phạt theo tỷ lệ kín phòng.

Có nên mua nhà cho thuê gần nhà mình để dễ quản lý?

Không nên chọn chỉ vì gần nhà mình. Nhà cho thuê cần gần nơi người thuê học tập và làm việc. Việc quản lý có thể xử lý bằng hệ thống.

Bài viết liên quan

Nội dung trong bài là quan điểm cá nhân của người viết, không phải lời khuyên đầu tư hay tư vấn pháp lý. Giá bán, giá thuê và dòng tiền là số liệu tại thời điểm quay video, có thể đã thay đổi.