Quản lý nhà cho thuê từ xa cần gì để không phải có mặt

Quản lý nhà cho thuê từ xa khó ở chỗ nào

Vận hành một tòa nhà giống như trông trẻ nhỏ. Việc phát sinh toàn những thứ lặt vặt. Mỗi việc không lớn, nhưng phải chờ thợ, chờ khách có nhà, và lặp lại quanh năm.

Ở gần thì bạn có mặt hoặc điều thợ quen đến ngay. Ở xa thì cần một hệ thống vận hành thật tốt hoặc một người tin cậy tại chỗ. Thiếu cả hai thì việc quản lý dễ lỏng lẻo và chi phí phát sinh ngoài tầm kiểm soát.

Nhưng mua gần nhà cho tiện trông nom cũng chưa chắc đúng. Nhà cho thuê phải nằm gần trường đại học, khu văn phòng, khu công nghiệp, là những nơi có người cần thuê. Khoảng cách thì xử lý được.

Ba thứ thay cho việc bạn có mặt

• Công nghệ: camera khu vực chung xem qua điện thoại, khóa vân tay để kiểm soát ra vào, công tơ điện trả trước để không phải đi đòi tiền điện.
• Con người tại chỗ: một người quản lý bán thời gian ở gần đó, danh sách thợ điện nước, thợ điều hòa quen, và vài môi giới địa phương hỗ trợ tìm khách.
• Quy trình viết sẵn: khách mới vào ở thì làm gì, khách báo hỏng đồ thì xử lý ra sao, thu tiền và báo cáo cuối tháng thế nào.

Ba thứ này phải đi cùng nhau. Có camera mà không có người tại chỗ thì bạn chỉ nhìn thấy sự cố chứ không xử lý được.

Nhiều tòa xây mới đã có sẵn phần công nghệ. Ở một tòa 18 phòng tại Gò Vấp mình từng quay, mọi phòng đều mở bằng vân tay hoặc mật khẩu.

Chọn cách vận hành hợp với người ở xa

Có ba cách vận hành một tòa nhà. Với người ở xa, khác nhau ở chỗ bạn phải theo bao nhiêu việc.

• Khoán lại: một đơn vị thuê cả tòa với giá khoảng 70 đến 80% giá phòng, thanh toán theo kỳ, thường 3 tháng một lần. Bạn chỉ làm việc với đúng một đầu mối. Rủi ro trống phòng, sửa chữa, khách thuê đều do họ xử lý.
• Thuê quản lý: khoảng 200 đến 300 nghìn mỗi phòng mỗi tháng, tiền thuê về thẳng tài khoản của bạn. Tháng trống phòng thì bạn chịu, có vấn đề phát sinh bạn cũng chịu cùng quản lý.
• Tự quản lý: giữ trọn dòng tiền nhưng mất rất nhiều thời gian.

Nhiều khách ở Hà Nội mua nhà tại TP.HCM hỏi mình: ai sẽ trông nhà. Nếu cho một đơn vị thuê lại thì việc theo dõi hằng ngày giờ làm qua camera được. Điều kiện là chọn đúng đơn vị uy tín và hợp đồng chặt.

Cái giá của sự gọn là dòng tiền thấp đi. Ở tòa 18 phòng tại Gò Vấp, cộng giá thuê từng phòng được khoảng 125 triệu mỗi tháng, còn mức khoán khoảng 100 đến 105 triệu. Ba cách mình so kỹ ở bài khoán lại, thuê quản lý hay tự quản lý.

Theo dõi từ xa bằng con số

Camera cho bạn thấy khu chung. Tiền thì phải nhìn bằng số.

• Báo cáo hằng tháng: phải có thu, chi, lợi nhuận và chứng từ. Nếu chỉ có một dòng tổng thu, tổng chi thì bạn không kiểm soát được tiền của mình.
• Bảng tính trực tuyến: danh sách khách thuê, thu chi, tỷ lệ kín phòng. Mẹo mình thích nhất là tô màu tự động, hợp đồng còn dưới 30 ngày thì ô chuyển vàng, phòng trống thì chuyển đỏ.
• Tài khoản riêng chỉ để thu tiền thuê: đọc sao kê là biết ai luôn chuyển đúng ngày, ai hay chuyển trễ, chuyển thiếu.
• Hóa đơn điện, nước, mạng: cài thanh toán tự động trên ứng dụng ngân hàng.
• Hồ sơ nhà: quét sổ, hợp đồng, giấy phép xây dựng thành file, để trên kho lưu trữ trực tuyến có mật khẩu và xác thực hai lớp.

Các công cụ này mình viết ở bài cách quản lý nhà cho thuê bằng công cụ miễn phí.

Bốn việc người ở xa vẫn nên tự làm

1. Trước khi mua, đến xem tận nơi và hỏi ai đang vận hành. Nếu người đó đi theo chủ cũ thì con số bạn thấy hôm nay chưa chắc là con số bạn nhận sau khi mua.
2. Khi chọn đơn vị vận hành, hỏi ba câu: cho xem một tòa họ đang vận hành, cho xem mẫu báo cáo hằng tháng, và hợp đồng có thưởng phạt theo tỷ lệ kín phòng không.
3. Đọc kỹ hợp đồng khoán: thời hạn, số tháng cọc, mức phạt khi họ trả nhà trước hạn, ai lo phòng cháy và ai nộp thuế.
4. Phòng cháy và thuế vẫn là việc của chủ nhà. Bên khoán khai thuế thay không có nghĩa là chủ nhà không phải nộp.

Nếu đơn vị thầu bị lỗ quá nhiều, họ có thể trả nhà trước hạn. Các điều khoản nên có ở bài hợp đồng khoán nhà cho thuê.

Khi nào ở xa thì chưa nên mua

Với căn đầu tiên, mua quá xa mà chưa có ai tin cậy tại chỗ là rủi ro lớn. Căn nhà cũng phải dễ giao. Ở các quận dễ cho thuê như Tân Bình, Tân Phú, Gò Vấp, Bình Thạnh, một tòa xây mới, phòng thoáng, đủ công năng thì có nhiều đội sẵn sàng thuê lại.

Ngược lại, nhà bị bí, thiếu sáng, thiếu không gian thì khách thuê không bền và các đội vận hành cũng ngại. Người vận hành giỏi không cứu được một căn nhà sai từ thiết kế.

Câu hỏi thường gặp

Bài viết liên quan

• Người vận hành nhà cho thuê quyết định dòng tiền tới đâu
• Người Hà Nội mua nhà TP.HCM để cho thuê cần lưu ý gì
• Tự vận hành căn hộ dịch vụ mỗi tuần gồm những việc gì
• Cách kiểm tra hợp đồng thuê lại nhà dòng tiền ảo hay thật
• Kinh doanh căn hộ dịch vụ cần những gì khi mua cả tòa

Nội dung trong bài là quan điểm cá nhân của người viết, không phải lời khuyên đầu tư hay tư vấn pháp lý. Các con số trong ví dụ chỉ để minh hoạ cách tính, có thể khác thực tế của từng tòa nhà và không phải cam kết lợi nhuận.