Cách kiểm soát chi phí vận hành tòa nhà dòng tiền

Làm sao giữ chi phí vận hành không ăn vào lợi suất?

Khi vận hành một tòa nhà cho thuê, chỗ đau thường không nằm ở việc tìm khách. Nó nằm ở các khoản chi rò rỉ từng chút: điện nước khu chung, internet, camera, vệ sinh, rác và sự cố nhỏ. Kiểm soát chi phí không phải là cắt dịch vụ. Việc cần làm là chuẩn hóa quy trình, đo bằng chi phí trên mỗi phòng mỗi tháng và sửa thói quen sử dụng.

Nội dung

4 nhóm chi phí dễ đội nhất

Bốn nhóm dưới đây dễ đội vì vừa lặp lại, vừa dễ thất thoát, vừa khó nhìn bằng mắt thường.

Điện nước khu chung: đèn hành lang, bơm nước, quạt thông gió, thang máy nếu có, rò rỉ nước.
Internet, camera, an ninh: chọn gói không hợp, thiết bị đặt sai vị trí, camera lỗi liên tục, thay linh kiện lặt vặt.
Vệ sinh, rác, vật tư tiêu hao: tần suất không chuẩn, vật tư hao hụt không ai kiểm, tiêu chuẩn sạch không nhất quán.
Sửa chữa nhỏ và sự cố: hỏng vặt lặp lại vì xử lý tạm, rò nước, tắc thoát, chập điện nhẹ gây tốn kém dai dẳng.

Đừng hỏi tổng chi phí vận hành bao nhiêu trước. Hãy hỏi nhóm nào tăng nhanh nhất rồi khoanh đúng nhóm đó để xử lý. Nếu bạn chưa nắm đủ các nhóm chi phí, xem bài OPEX là gì và cách ước tính chi phí vận hành nhà dòng tiền.

Bảng tóm tắt bốn nhóm chi phí dễ đội nhất: Điện nước khu chung; Internet, camera, an ninh; Vệ sinh, rác, vật tư tiêu hao; Sửa chữa nhỏ và sự cố — Tóm tắt: bốn nhóm chi phí dễ đội nhất

Điện nước khu chung, bảy cách giảm hao phí

Đây thường là hố đen của chi phí vận hành vì nhiều tòa không đo được rõ, dẫn tới thất thoát kéo dài.

Tách đo ngay từ đầu: lắp công tơ điện khu chung riêng và ghi chỉ số theo tháng. Với nước, ít nhất phải biết khu nào dùng nước chung. Có số liệu thì mới biết tăng do mùa nóng hay do rò rỉ.
Đèn cảm biến và lịch bật tắt: hành lang, cầu thang dùng đèn cảm biến hoặc đèn công suất vừa đủ. Cổng, sân đặt giờ bật tắt theo mùa. Đừng cắt đến mức tối om vì an ninh kém sẽ làm khách bỏ đi.
Soát rò nước: rò nước không làm hóa đơn tăng vọt ngay nhưng kéo dài thì rất tốn. Dấu hiệu là nền ẩm, tường có vệt loang, bồn cầu rỉ nước, van khóa lỏng. Mỗi tháng đọc số nước và đối chiếu.
Chăm bơm nước: bơm quá tải hoặc thiếu bảo dưỡng vừa tốn điện vừa dễ hỏng. Lập lịch kiểm tra lọc, van, phao và tiếng ồn bất thường.
Quy định rõ ai chịu điện gì: nhiều nơi khách sạc xe, dùng ổ cắm chung, bật quạt chung cả ngày. Cần có quy định và biển nhắc nhẹ nhàng.
Thay thiết bị hao điện theo chu kỳ: đèn cũ, quạt hút kém, bơm xuống cấp tiêu điện nhiều hơn mức cần.
Theo dõi bằng một chỉ số: lấy số kWh điện khu chung trong tháng chia cho số phòng đang khai thác. Sau hai đến ba tháng là thấy đang đội hay đang ổn.

Sảnh tầng trệt một tòa nhà cho thuê dùng làm chỗ để xe máy, trần cao, có đèn âm trần và chuông cửa có hình — Sảnh và khu để xe: đèn và thiết bị ở đây đều tính vào điện khu chung (ảnh minh hoạ)

Internet, camera và an ninh

Nhóm này đội lên vì chọn sai gói, đặt sai thiết bị hoặc phải sửa đi sửa lại.

Chọn gói mạng theo số người dùng thực tế: tòa có bao nhiêu người dùng giờ cao điểm, khách cần lướt web, học trực tuyến hay gọi video. Gói đắt nhất chưa chắc tốt nhất nếu bộ phát yếu hoặc đặt sai.
Đặt bộ phát đúng vị trí: ưu tiên vị trí trung tâm, tránh tường dày. Nhiều khi tưởng mạng yếu rồi nâng gói, trong khi lỗi gốc là vùng phủ sóng.
Camera ít nhưng ổn định: ưu tiên nguồn ổn định, dây gọn, chống ẩm. Lập lịch kiểm tra góc quay, lưu trữ, ổ cứng.
Ghi sổ vật tư: đầu nối, dây mạng, nguồn camera là những khoản nhỏ, cộng lại không nhỏ.
Không cắt thô phần an ninh: bỏ camera, bỏ đèn để tiết kiệm có thể làm khách rời đi. Khi phòng trống tăng thì phần mất còn lớn hơn phần tiết kiệm được.

Vệ sinh và rác, sạch mà không tốn thêm

Vệ sinh quyết định cảm nhận của khách. Làm không chuẩn sẽ tốn hơn vì phải dọn lại và khách đổi phòng nhiều hơn.

Viết tiêu chuẩn sạch cho từng khu: hành lang, cầu thang, sảnh, khu để xe, khu rác. Đạt nghĩa là không mùi, không rác, sàn không nhớt.
Tần suất theo thực tế: tòa ít người có thể hai đến ba lần mỗi tuần. Tòa đông người thì gần như ngày nào cũng cần quét nhẹ và xử lý điểm bẩn.
Định mức vật tư: mỗi tháng chốt định mức túi rác, nước lau, bóng đèn. Vượt định mức phải có lý do.
Điểm rác đặt đúng chỗ, thu đúng giờ: đặt sai là có mùi, có ruồi, khách phàn nàn và bạn lại tốn tiền chữa cháy.

Chi phí trên mỗi phòng mỗi tháng, chỉ số dễ theo dõi nhất

Nếu chỉ chọn một chỉ số, hãy chọn tổng chi phí vận hành trong tháng chia cho số phòng đang khai thác. Chỉ số này so sánh được hai tòa khác nhau, cho thấy tháng nào đội và đội ở nhóm nào.

Chia chi phí thành bốn nhóm: điện nước khu chung, internet và camera, vệ sinh và rác, sửa chữa nhỏ.
Mỗi tháng ghi tổng từng nhóm rồi quy ra theo phòng.
Tháng nào tăng bất thường thì truy ngược theo danh sách kiểm tra ở cuối bài.

Muốn thấy chi phí ăn vào lợi nhuận ra sao, bạn bấm tiếp theo bài cách tính dòng tiền ròng NOI của nhà dòng tiền.

Bảng tóm tắt mỗi nhóm chi phí một chỉ số: Điện khu chung kWh/phòng/tháng; Nước khu chung m³/tháng; Internet số lần phàn nàn/tháng; Camera, an ninh số lỗi/tháng; Vệ sinh, rác chi phí/phòng/tháng; Sửa chữa nhỏ chi phí/phòng/tháng — Tóm tắt: mỗi nhóm chi phí một chỉ số

Ví dụ tòa 13 phòng ở Hà Nội, chi phí hay vọt ở đâu

Lấy ví dụ một tòa 13 phòng khép kín tại Hà Nội do chủ tự vận hành. Những chỗ chi phí hay vọt lên là:

Điện khu chung mùa nóng: quạt khu chung và bơm nước chạy nhiều hơn.
Sửa chữa nhỏ khi đổi khách theo mùa: khóa, vòi, thoát sàn, sơn dặm, bóng đèn.
Internet bị phàn nàn rồi nâng gói: trong khi lỗi gốc là bộ phát đặt sai hoặc thiết bị yếu.
Vệ sinh, rác: không có tiêu chuẩn rõ nên tháng nào cũng phát sinh vì phải dọn lại.

Cách xử lý là ghi chỉ số điện khu chung theo phòng, chốt tiêu chuẩn và lịch vệ sinh cùng định mức vật tư, kiểm tra vị trí bộ phát trước khi nâng gói, và mở sổ sửa chữa ghi hạng mục, nguyên nhân, chi phí. Làm hai đến ba tháng là chi phí đi vào nề nếp.

10 điểm kiểm tra hằng tháng

Chốt chỉ số công tơ điện khu chung, so với tháng trước.
Chốt chỉ số nước khu chung và tìm dấu rò rỉ.
Kiểm tra bơm nước: tiếng ồn, rò, phao, van.
Kiểm tra đèn khu chung: chỗ nào sáng quá mức, chỗ nào nên lắp cảm biến.
Bộ phát wifi: vị trí, nhiệt độ, tốc độ giờ cao điểm.
Camera: góc quay, lưu trữ, mắt camera bẩn, dây nguồn.
Khu rác: mùi, lịch gom, túi rác, vệ sinh sàn.
Vật tư tiêu hao có vượt định mức không.
Nhật ký sửa chữa: hỏng gì, vì sao, có lặp lại không.
Báo cáo chi phí trên mỗi phòng của bốn nhóm.

Gói lại, kiểm soát chi phí vận hành là đo đúng, khoanh đúng và xử lý đúng. Bạn bắt đầu bằng việc chia chi phí thành bốn nhóm và chốt số liệu của tháng này. Khoản sửa chữa lớn và nội thất thì nên trích quỹ riêng theo bài khấu hao nhà cho thuê và cách lập quỹ bảo trì.

Đang vận hành một tòa nhà mà chi phí cứ đội lên?

Mình có thể cùng bạn soát từng nhóm chi phí của tòa nhà để tìm chỗ đang rò rỉ. Bạn vào nhóm Zalo kho nhà Hồ Chí Minh hoặc nhóm Zalo kho nhà Hà Nội để xem thêm các tòa đang bán kèm giá và tiền thuê thực tế.

Vào nhóm Zalo kho nhà HCM

Hoặc theo dõi và nhắn tin cho mình trên Facebook.

Câu hỏi thường gặp

Điện nước khu chung thường chiếm bao nhiêu trong chi phí vận hành?

Tùy mô hình và thói quen sử dụng, nhưng đây thường là nhóm dễ rò rỉ nhất. Cách chắc nhất là đo theo tháng và quy đổi theo phòng để biết tòa của mình đang ở mức nào.

Có nên gộp internet vào giá thuê không?

Có thể, nếu bạn muốn khách hài lòng và dễ quản lý. Hãy chỉnh vùng phủ sóng và thiết bị trước khi nâng gói, và theo dõi số lần khách phàn nàn để quyết định.

Làm sao kiểm soát chi phí sửa chữa nhỏ phát sinh?

Dùng nhật ký sửa chữa ghi hạng mục, nguyên nhân, chi phí. Ưu tiên sửa tận gốc thay vì sửa tạm, vì sửa tạm thường lặp lại.

Chỉ số chi phí trên mỗi phòng mỗi tháng là gì?

Là tổng chi phí vận hành trong tháng chia cho tổng số phòng đang khai thác. Đây là chỉ số đơn giản nhất để so sánh giữa các tháng hoặc giữa các tòa.

Cắt chi phí có làm phòng trống nhiều hơn không?

Có thể, nếu bạn cắt vào phần ảnh hưởng tới khách như an ninh, vệ sinh, internet. Kiểm soát chi phí đúng cách là giảm lãng phí và chuẩn hóa quy trình, không phải cắt thô.

Bài viết liên quan

Nội dung trong bài là quan điểm cá nhân của người viết, không phải lời khuyên đầu tư hay tư vấn pháp lý. Các con số trong ví dụ và trong bảng chỉ để minh hoạ cách tính, có thể khác thực tế của từng tòa nhà và không phải cam kết lợi nhuận.